چگونه زمان را مديريت کنيم؟

مجله ياس تنها
چگونه زمان را مديريت کنيم؟

چگونه زمان را مديريت کنيم؟

بخش سبک زندگي : اگر مي خواهيد فر موفقي باشيد بايد روش مديريت زمان را بدانيد . آيا شما مديريت زمان داريد؟ در ادامه با چند نکته مهم براي مديريت زمان آشنا مي شويد . . .

مجله ياس تنها - شما در طول یک روز ۲۴ ساعت وقت دارید، اما وقتی زندگی پرهرج و مرج‌تر و استرس‌زاتر از گذشته می‌شود، ممکن است همیشه چنین احساسی را نداشته باشید. زمان و در کنار آن، توانایی تولید و کارآیی در شغل خود در حال حاضر بیش از هر زمان دیگری ارزشمند است.

   از آنجا که نمی‌توانید ساعات بیشتری به روز خود اضافه کنید، این بدان معناست که یافتن راه‌هایی برای استفاده بهینه از ظرفیت محدود خود بسیار مهم است، بنابراین در ادامه به چند نکته با ارزش برای مدیریت زمان و کسب نتیجه در محل کار می‌پردازیم.

۱ – مأموریت خود را برای خودتان تعریف کنید

   اولین نکته برای مدیریت زمان این است که ابتدا مأموریت خود را تعریف کنید. قبل از اینکه یاد بگیرید زمان خود را به طور موثر مدیریت کنید، باید اهداف خود را تعیین کنید و قبل از اینکه بتوانید اهدافی را تعیین کنید که منطقی باشند، شما باید یک درک کلان از مأموریت خود داشته باشید، برای اینکه مشخص شود چرا این هدف شما را تحریک می‌کند.

  تعریف یک هدف شخصی برای خود، نه تنها آنچه می‌خواهید را برای شما مشخص می‌کند، بلکه نشان می‌دهد که چرا آن را انجام می‌دهید، چراکه این کار شما را در مسیر تحقق اهداف دقیق‌تر نگه می‌دارد که به نوبه خود به بهروه‌وری بیشتر شما نیز کمک می‌کند و اگر کارهایتان با هدفتان هم‌راستا نباشند، ارزش وقت شما را ندارد.

۲ – نه گفتن را تمرین کنید

  هر چه بیشتر مسئولیت بپذیرید - حتی به نام رشد و نمو - زمان کمتری برای انجام آنچه واقعاً مهم است، خواهید داشت. به عبارت دیگر، وقتی به یک چیز "بله" می‌گویید، همیشه به چیز دیگری "نه" می‌گویید.

  اگر هدف شما مدیریت بهتر زمان است، باید به زمان به عنوان یک منبع محدود نگاه کنید و آن را عاقلانه خرج کنید، نه اینکه برای افراد یا کار‌هایی زمان خود را خرج کنید که در خدمت اهداف شما نیستند.

گفتن «نه» در ابتدا برای هر کسی دشوار است، اما اگر تصمیم‌های خود را از طریق هدف اصلی خود بگیرید؛ از زمان خود نیز مراقبت کرده‌اید.

۳ – مشخص کنید که از زمان خود چگونه استفاده می‌کنید

احساس می‌کنید تا چه اندازه مثمر ثمر هستید و کیفیت کاری که شما تولید می‌کنید چقدر است؟

  این سؤالات مبهم هستند تا زمانی که آن‌ها را با داده‌های واقعی، کمّی کنید. برای شناسایی مواردی که باید در کار‌های روزمره شما تغییر کنند و در نهایت، نحوه موثرتر شدن، ابتدا نیاز به یک تصویر واضح از زمان فعلی خود دارید.

  با برنامه‌ریزی یک دوره یک هفته‌ای شروع به کار کنید و با استفاده از یک دفترچه یادداشت، وقت خود را ساعت به ساعت برنامه‌ریزی کنید. به عنوان مثال، ممکن است متوجه شوید که زمان بیشتری را از آنچه تصور می‌کردید، در شبکه‌های اجتماعی می‌گذرانید یا اینکه روزانه دقایق زیادی را در مورد اینکه چه چیزی در ایمیل بنویسید، تلف می‌کنید. به محض اینکه میزان کار‌ها را در مقابل نحوه استفاده فعلی از وقت خود اندازه‌گیری کردید، می‌توانید تنظیمات زمانی لازم را انجام دهید.

۴ – انرژی خود را تقسیم کنید

   نکته مهم دیگر برای مدیریت زمان، مدیریت و تقسیم‌بندی انرژی است. در افسانه‌ها هم شنیده شده است که هر شخص موفق قبل از اینکه آفتاب طلوع کند، در محل کار است و همزمان با طلوع آفتاب، کار خود را آغاز می‌کنند.

   کلید مدیریت زمان این نیست که خواب خود را فدای بهره‌وری بهتر کنید و بهتر است که بهره‌وری بهتر را در هنگام روز در نظر بگیرید که بیشترین انگیزه را برای انجام کار‌ها دارید و سپس، کار خود را بر اساس آن برنامه‌ریزی کنید. بنابراین، فکر کنید که چه زمانی بیشترین انرژی را دارید، اما به خاطر داشته باشید که گرفتن نتیجه فقط به انرژی نیاز ندارد.

  با این تفاسیر، اگر فکر می‌کنید که در ساعات اولیه صبح، بیشترین انرژی را دارید، کار‌های مهم‌تر خود را در آن زمان انجام دهید و زمان خستگی خود را به دیگر کار‌ها که مهم نیستند، اختصاص دهید.

۵ – از قبل برنامه‌ریزی کنید

   در روز‌های تعطیل خود، برای کار‌های هفته آتی برنامه بریزید و هر هدف را به وظایف خاص و زمان محور تقسیم کنید. برنامه‌ریزی بلندمدت باعث می‌شود اهداف را سرلوحه کار خود قرار دهیم تا بتوانیم وظایفمان را به درستی انجام دهیم. برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت برای کار‌های خاص نیز مهم است، زیرا از اتلاف وقت شما در پروژه‌ها و وظایفی که هدف شما را بر عهده دارند جلوگیری می‌کند.

   برای مثال، قبل از شروع جلسه، لیستی از نکات گفت‌وگو و اهدافی را که می‌خواهید به انجام برسانید، بنویسید. جهت به شما کمک می‌کند تا روی تصویر بزرگتر متمرکز باشید و در دقیقه یا ساعاتی که برای انجام کار‌ها لازم دارید، صرفه جویی می‌کند.

۶ – حواس‌پرتی‌هایتان را به حداقل برسانید

   عوامل حواس پرتی مانع بهره‌وری و مدیریت زمان می‌شوند. این مسئله در مورد از بین بردن حواس پرتی ذهن است، کاری که فضای ذهنی را اشغال می‌کند، اما در واقع به بهره‌وری کلی شما کمک نمی‌کند. جیمز کلیر، نویسنده کتاب عادات اتمی: روشی آسان و اثبات شده برای ایجاد عادت‌های خوب و شکستن عادات بد، حواس‌پرتی‌ها را «نیمه کاره» می‌نامد.

   به عنوان مثال، شما در حال کار بر روی یک ارائه هستید، اما هر چند دقیقه یک بار از کار دست می‌کشید تا ایمیل‌های خود را بررسی کنید. خواندن و پاسخ دادن به ایمیل‌ها بخشی از کار شماست، بنابراین کار کردن لذت‌بخش می‌شود.

   دفعه بعد که وقتتان برایتان ارزشمند شد، روی تمرکز کردن تمرکز کنید. حواس‌پرتی‌های کوچک را که مانع کار شما می‌شوند، از بین ببرید و ذهن خود را کاملاً در مورد آنچه که نیاز به توجه شما دارد، حفظ کنید.

۷ – از انجام دادن چند کار همزمان پرهیز کنید

  خواه هنگام ایمیل فرستادن باشید یا در حال جابجایی بین پروژه‌ها، ممکن است احساس کنید وقتی چندین کار را همزمان انجام می‌دهید، بیشترین استفاده را از وقت خود می‌کنید، اما اگر بیشتر دقت کنید می‌بینید که هر چه زبانه‌های ذهنی شما بیشتر شود، در واقع کمتر می‌توانید روی هر یک تمرکز کنید.

  به گفته کارشناسان، جابجایی بین چندین کار در یک زمان باعث صرف انرژی در این جابجایی می‌شود، به جای اینکه این زمان صرف کار‌های واقعی شود. از این بدتر، وقتی بین وظایف خود وقت کمی دارید، تمرکز ندارید، این بدان معناست که هرگز در وضعیت جریانی قرار نمی‌گیرید که برای بهره‌وری ضروری است.

جابجایی به جلو و عقب بین چندین کار در واقع باعث هدر رفتن بهره‌وری می‌شود، زیرا توجه شما به تعویض بین کار‌ها متمرکز می‌شود. به علاوه، هرگز برای هر دو فعالیت کاملاً در منطقه قرار نمی‌گیرید.

۸ – آینده خود را در نظر بگیرید

   تصمیم‌های امروز ما روی فردای ما تأثیر بسزایی می‌گذارند و این اثرات شامل مدیریت زمان نیز می‌شوند. اینکه شما چگونه دقیقه‌ها و ساعت‌ها را سپری می‌کنید، در طولانی‌مدت اثرگذار است، زیرا باعث کم شدن زمانی می‌شود که ممکن است در آینده در اختیار شما باشد تا بتوانید کار‌های مهم را انجام دهید و از همه مهم‌تر استراحت کنید.

  بنابراین، اگر در مدیریت زمان خود مشکل دارید، توجه خود را به سمت آینده‌تان معطوف کنید. فکر کردن در مورد اینکه کاری که اکنون انجام می‌دهید به شما کمک می‌کند یا مانع شما می‌شود، در آینده تمرکزتان را بیشتر می‌کند و آگاهی شما را در مورد تأثیر تصمیماتتان در مسیر پیشرفت را بالا می‌برد. آینده‌ای که احتمالاً دوست دارید.

۹ – اهمیت را با ضرورت اشتباه نگیرید

کار‌های مهم زیادی وجود دارد که باید هر روز انجام شود، اما این الزاماً به این معنی نیست که موارد ضروری یا حساس به زمان هستند. تضاد این دو یک روش سریع برای اتلاف وقت و از دست دادن مهلت است.

موارد فوری در فهرست کار‌هایی که انجام می‌دهید نیاز به توجه و اقدام فوری دارند، در حالی که صرفاً کار‌های مهم پیامد‌های قابل توجهی دارند، اما ممکن است نیازی به اقدام فوری نداشته باشند.

برای استفاده بهینه از وقت خود، همیشه روی کار‌هایی تمرکز کنید که هم ضروری و هم مهم هستند. پس از بررسی موارد خارج از فهرست، تمرکز خود را به سمت کار‌های فوری و سپس کار‌های مهم، اما غیر فوری انتقال دهید.

۱۰ – استراحت کنید

- هنگامی که هدف نهایی انجام کار‌ها است، متوقف کردن کار ممکن است نتیجه مثبتی داشته باشد، اما برای بهره‌وری مطلوب، مغز شما به مکث‌های گاه به گاه نیاز دارد، در حالی که برخی مطالعات فرمولی را برای ریتم کار/ استراحت پیشنهاد می‌کنند - مانند ۵۲ دقیقه کار کردن، سپس استراحت برای ۱۷ دقیقه- هیچ قانون سیاه و سفید برای استراحت موثر وجود ندارد.

از آنجا که ظرفیت ذهنی هر کسی متفاوت است، دوره مطلوب شما برای استراحت نیز متفاوت خواهد بود. مسئله این است که همه ما بعد از مدتی استفاده از مغز با ظرفیت بالاتر قوای ذهنی خود را از دست می‌دهیم. استراحت‌ها به تنظیم دکمه تنظیم مجدد کمک می‌کنند.

در حالت ایده‌آل، استراحت خود را زودتر از موعد برنامه‌ریزی کنید و از آن‌ها برای انجام کاری کاملاً غیر مرتبط با کار استفاده کنید. قدم بزنید، از پله‌ها بالا و پایین بروید و یا با یک دوست یا عزیز تماس بگیرید. شما نه تنها با یک دیدگاه تازه در مورد وظایف خود، بلکه با احساس اینکه در روز خود زمان بیشتری نسبت به زمان شروع خود دارید، به کار باز خواهید گشت.

مدیریت زمان یک مهارت اساسی در زندگی است، اما همه در آن مهارت ندارند. مدیریت وقت خود دشوار است، اما شما تنها نیستید. بنابراین، با این ۱۰ نکته قدرتمند برای مدیریت زمان که به شما کمک می‌کنند تا نتایج دلخواه خود را به دست آورید، شروع کنید.

منبع: باشگاه خبرنگاران جوان